Elbląskie Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej zwyciężyło w konkursie Polish Project Excellence Award organizowanym przez IPMA Polska w kategorii technologie dla przedsiębiorstw. Elbląska spółka rywalizowała w finale ze znanymi markami takimi jak: Mercedes-Benz Manufacturing Poland oraz Polpharma Biologics.

EPEC zgłosił do konkursu projekt dotyczący wdrożenia Zintegrowanego Systemu Informatycznego (ZSI) firmy UNISOFT. To efekt realizacji strategii spółki, która kładzie nacisk na cyfryzację kluczowych obszarów działalności. Prace wdrożeniowe ruszyły pod koniec roku 2021. W ich ramach spółka dokonała istotnych zmian w funkcjonowaniu organizacji związanych m.in. zarządzaniem i planowaniem ekonomicznym oraz infrastrukturą, elektronicznym obiegiem dokumentów i pism, czy z obsługą klientów (w tym wdrożenie elektronicznego biura obsługi klienta).

– Eksperci IPMA docenili między innymi bardzo duże zaangażowanie pracowników EPEC w realizację projektu – mówi Andrzej Kuliński, prezes Zarządu EPEC. – Naszą mocną stroną są pracownicy, którzy intensywnie szukają optymalnych rozwiązań. Od samego początku skupialiśmy się na tworzeniu interdyscyplinarnego zespołu, dzięki temu mogliśmy szybko poznać potrzeby projektowe.

Wdrożenie ZSI UNISOFT pozwoliło na znaczne skrócenie czasu poświęcanego na wykonywanie zadań - było to możliwe dzięki zautomatyzowaniu wielu procesów (m.in. zarządzania środkami trwałymi, gospodarki magazynowej, zarządzania procesem produkcji i przesyłu energii, zarządzania zasobami ludzkimi) przy redukcji pracy manualnej. To przyczyniło się również do obniżenia kosztów, zwiększenia efektywności oraz redukcji zużycia zasobów.

Efekty projektu widoczne w kulturze organizacyjnej EPEC

Jurorzy w swoim uzasadnieniu podkreślili, że projekt EPEC “zauważalnie wyróżnia się ponadprzeciętną satysfakcją klienta, zespołu projektowego i interesariuszy, którzy uzyskali wiele dodatkowych korzyści z realizacji projektu”.

– Ten projekt to nie tylko usprawnienie zarządzania dokumentami i procedurami w EPEC. Ogromną wartością, którą już teraz możemy zaobserwować, jest zmiana kultury organizacyjnej oraz języka komunikacji w spółce. Te miękkie aspekty wpływają na rozwój firmy jako nowoczesnej organizacji przyjaznej zarówno klientom, jak i pracownikom – komentuje Paulina Bartoszewska, dyrektor ds. finansowych w EPEC, odpowiedzialna za wdrożenie projektu. Narzędzie wciąż jest udoskonalane. Pracownicy samodzielnie proponują kolejne usprawnienia, podejmują własną inicjatywę nad rozwojem systemu, co z perspektywy kierownika projektu jest nieocenionym wsparciem. Z takim zespołem jestem spokojna o wyzwania przyszłości.

W czasie wdrażania projektu elbląska spółka musiała zmierzyć się z dwoma cyberatakami na sieci IT, które na kilka tygodni sparaliżowały pracę systemów informatycznych EPEC. Mimo to spółka zrealizowała projekt.

Przede wszystkim ludzie

Efektywna współpraca zespołowa oraz rozwijanie kompetencji pracowników stanowiły fundament pracy zespołu projektowego. Członkowie zespołu mieli realny wpływ na rozwój swoich obszarów, mogli jednak liczyć na wsparcie liderów projektu, którzy propagowali szczerą i otwartą komunikację.

– Nasz sukces to wynik wielkiego zaangażowania zespołu projektowego. To osoby go tworzące były gwarancją powodzenia. Dziękuję wszystkim za ogromną pracę i trud włożony w to, aby – mimo wszelkich przeciwności – zrealizować postawione cele – mówi Dominika Lang, szef Biura Organizacji i Komunikacji w EPEC.

Sponsorem Projektu był Andrzej Kuliński. Skład zespołu projektowego to: Paulina Bartoszewska (Kierownik Projektu), Dominika Lang, Michał Dąbrowski, Paulina Budzińska, Małgorzata Wiśniewska, Agnieszka Rybacka, Barbara Monczarska, Mirosław Andrearczyk, Katarzyna Kownacka, Justyna Kotrys, Małgorzata Stefańska, Ewa Koszper, Agnieszka Milewska, Grażyna Kowalska, Ryszard Kowalski, Mateusz Graniczny, Davide Cernuto, Agnieszka Marcinowska, Małgorzata Marciniak, Sławomir Kozyra, Robert Bartoszewski, Anna Żuraw, Andrzej Kamieniecki, Mariusz Lawendowski.

O konkursie

IPMA to międzynarodowa organizacja określająca standardy zarządzania projektami. Polish Project Excellence Award to konkurs na najlepiej zarządzany projekt organizowany z inicjatywy International Project Management Association Polska (IPMA Polska). Docenia on najbardziej spektakularne osiągnięcia w praktyce zarządzania projektami. Celem konkursu jest nagradzanie najlepszych projektów oraz promowanie kompetencji realizujących je przedsiębiorstw. Ocena projektów zgłoszonych do Konkursu dokonywana jest z wykorzystaniem uznanego na świecie modelu Project Excellence. W poprzednich latach laureatami tego wyróżnienia zostali m.in. Szkoła Główna Handlowa, Totalizator Sportowy, Bank Zachodni WBK, Tauron Polska Energia, czy PKP Polskie Linie Kolejowe.